L'organisation de ce congrès annuel s'étend d'octobre à mai.
En octobre, nous réalisons le pré-programme (16 pages A4). Durant les 3 premiers mois de préparation, le programme reçoit environ une douzaine de versions avant d'être imprimé en 12 000 exemplaires.
Entre janvier et avril, nous nous occupons surtout des réseaux sociaux et du site internet.
En avril, nous réalisons et imprimons tous les autres supports de communication :
- Affiche
- Flyers
- Dépliant 4 pages
- Badge d'identification
- Chevalet
- Attestation de présence
- Carton d'invitation à la soirée de Gala
- etc...
La gestion du routage
Chaque année, le programme de 16 pages est envoyé à tous les gynécologues et Sages-femmes de France.
Un fichier est loué chez un routeur qui se charge de la mise sous film du document et de son envoi postal.
Réalisation de la maquette graphique
Même si la maquette de la première page du programme conditionne le graphisme des autres documents et que celle-ci ne change pas fondamentalement chaque année, les pages intérieures, quant à elles, évoluent.